ساختار ISO 14001 به ده بخش تقسیم می شود. سه مورد اول مقدماتی هستند و هفت مورد آخر شامل الزامات سیستم مدیریت زیست محیطی است.

بند 4 – سازمان

سازمان یا شرکتی که علاقه مند به اخذ گواهینامه است، در درجه اول باید مسائل بیرونی و داخلی و شرایط محیطی موثر بر آن را شناسایی کند.

شرکت باید مرزهای کاربرد سیستم مدیریت زیست محیطی را برای فعالیت های خود تعیین کند.

همچنین باید ذینفعان، نیازها و انتظارات آنها را در حوزه های زیست محیطی شناسایی کند و این نیازها چه چیزی برای جامعه به عنوان یک تعهد الزام آور به سازمان تجویز می کند. علاوه بر این، باید عملکردها، فعالیت‌ها، محصولات و خدماتی که ارائه می‌دهد و توانایی های خود و همچنین توانایی مدیریت و تأثیرگذاری خود را در نظر بگیرد.

این فعالیت ها در خدمت محدوده سیستم مدیریت زیست محیطی هستند و در نتیجه همه این فعالیت ها، محصولات و خدمات باید در این سیستم مدیریت زیست محیطی ادغام شوند. همه چیز باید مستند باشد و در اختیار ذینفعان قرار گیرد.

بند 5 – رهبری (مدیریت)

مدیریت سازمان نقش بی بدیلی در سیستم مدیریت محیط زیست دارد. از جمله، باید اطمینان حاصل شود که سیاست زیست محیطی در راستای تمرکز سازمان است، شامل تعهد به حفاظت از محیط زیست (مثلا استفاده پایدار از منابع، مدیریت پسماند و غیره) و بهبود مستمر سیستم مدیریت زیست محیطی.

سیاست‌های زیست‌محیطی باید به‌عنوان اطلاعات مستند اجرا شود، باید در داخل شرکت ابلاغ شود و در اختیار ذینفعان قرار گیرد.

مدیریت عالی باید مسئولیت و اختیاری را برای اطمینان از انطباق سیستم مدیریت زیست محیطی با این استاندارد بین المللی به خود اختصاص دهد.

بند 6 – برنامه ریزی سیستم مدیریت محیط زیست

برای برنامه ریزی یک سیستم مدیریت زیست محیطی، لازم است ریسک ها، فرصت ها و شرایط اضطراری که ممکن است اثرات زیست محیطی داشته باشند در نظر گرفته شود.

هنگام برنامه ریزی، شناسایی جنبه های زیست محیطی فعالیت ها، محصولات و خدمات و اثرات زیست محیطی مرتبط (تهدیدهای منفی یا فرصت های مثبت) ضروری است.

سازمان باید تعهدات الزام آور خود را که مربوط به جنبه های زیست محیطی است تعیین کند.

تعهدات الزام آور، جنبه های زیست محیطی و خطرات، شرایط اساسی را برای تعیین اهداف زیست محیطی ایجاد می کند.

اهداف زیست محیطی مستند باید با سیاست های زیست محیطی سازگار، قابل اندازه گیری، نظارت، گزارش و به روز شوند. همچنین اهداف زیست محیطی باید با الزامات قانونی حوزه جغرافیایی سازمان مربوطه منطبق باشد.

 بند 7 – منابع

شرکت باید منابع لازم را برای راه اندازی و بهبود سیستم مدیریت محیط زیست شناسایی و فراهم کند.

منابع همچنین شامل شایستگی هایی برای افرادی است که کارشان می تواند تأثیر زیست محیطی قابل توجهی داشته باشد. و همچنین شایستگی برای افرادی که مسئولیت سیستم مدیریت زیست محیطی به آنها سپرده شده است، از جمله کسانی که :

• شناسایی و ارزیابی اثرات زیست محیطی و تعهدات الزام آور
• افرادی که کمک به دستیابی به اهداف زیست محیطی می کنند.
• پاسخ به شرایط اضطراری
• کسانی که ممیزی داخلی انجام می دهند
• کسانی که ارزیابی انطباق را انجام می دهند

ارتباطات (داخلی و بیرونی) باید شفاف، مناسب، صادقانه، واقعی، قابل درک باشد و نباید اطلاعات مربوطه را حذف کند. مهم است که تعیین کنید در مورد چه چیزی، چه زمانی، با چه کسی و به چه روشی ارتباط برقرار می کنید.

بند 8 – عملیات

دو نکته اساسی برای عملیات مهم است. اول برنامه ریزی و مدیریت، دوم آمادگی و واکنش اضطراری است.

برای اینکه یک سازمان بتواند الزامات یک سیستم مدیریت زیست محیطی را برآورده کند، باید معیارهایی را برای فرآیندها تعیین کرد و فرآیندها را مطابق با معیارهای عملیاتی، از جمله فرآیندهایی که برون سپاری می شوند، مدیریت کند. فرآیندها باید به گونه ای طراحی شوند که از اشتباهات جلوگیری شود و از نتایج ثابت اطمینان حاصل شود. بسته های آموزشی جعبه ابزار مدیریار در قالب آموزش و مشاوره آنلاین و حضوری در استقرار الزامات این استاندارد به شما کمک می کند تا یک سیستم مدیریت زیست محیطی اثر بخش را توسط خودتان و با پشتیبانی کارشناسان با تجربه در سازمان مستقر کنید.

سازمان باید فعالیت های کنترلی ایجاد کند تا اطمینان حاصل شود تا هریک از مراحل چرخه عمر محصول یا خدمات مطابق با الزامات محیطی است.

آمادگی این شرکت در شرایط اضطراری مربوط به تهیه اقداماتی برای پیشگیری و کاهش اثرات زیست محیطی است. شرکت باید به وضعیت اضطراری فعلی واکنش نشان دهد، اقداماتی را برای جلوگیری یا کاهش اثرات زیست محیطی انجام دهد، به طور منظم اقدامات را آزمایش کند، اقدامات لازم را برای شرایط اضطراری احتمالی بررسی و اصلاح کند و اطلاعات مربوطه را ارائه دهد.

بخش 9 – ارزیابی عملکرد

سازمان ها باید عملکرد محیطی را پایش، اندازه گیری، تحلیل و ارزیابی کنند. لازم است به درستی مشخص شود که چه چیزی باید اندازه گیری شود، چه روش هایی را انتخاب کنید، چگونه داده ها را تجزیه و تحلیل و ارزیابی کنید. همچنین تعیین ضرب‌الاجل‌های نظارت و ضرب‌الاجل‌هایی برای ارزیابی نتایج اندازه‌گیری ضروری است.

ممیزی های داخلی توسط سازمان در فواصل زمانی برنامه ریزی شده انجام می شود تا اطلاعاتی در مورد سیستم مدیریت زیست محیطی به دست آورد. معیارهای حسابرسی و موضوع هر حسابرسی برای حسابرسی تعیین می شود. انتخاب حسابرسان عینی برای اطمینان از بی طرفی و ارائه نتایج مرتبط به مدیریت به شکل مناسب ضروری است.

مدیریت ارشد شرکت باید سیستم مدیریت زیست محیطی را در فواصل زمانی برنامه ریزی شده به طور کامل ممیزی کند و اطلاعات مستند در مورد آن را حفظ کند.

خروجی ممیزی داخلی باید شامل موارد زیر باشد:

• نتیجه گیری در مورد مناسب بودن، کفایت و اثربخشی سیستم مدیریت زیست محیطی
• تصمیم گیری در مورد فرصت های بهبود
• تصمیم گیری در مورد نیاز به تغییر
• اگر اهداف زیست محیطی برآورده نشده باشد، چه اقداماتی باید انجام شود
• فرصت هایی برای بهبود ادغام سیستم مدیریت زیست محیطی با فرآیندهای تجاری
• پیامدهای جهت گیری استراتژیک سازمان

در صورت بروز عدم انطباق، شرکت باید پاسخگو باشد، اقدامات اصلاحی انجام دهد و اطمینان حاصل کند که عدم انطباق های مشابه رخ نمی دهد. سوابق مربوط به مغایرت ها باید در ماهیت مغایرت ها، اقدامات اصلاحی انجام شده و نتیجه اقدامات اصلاحی مربوطه برای کنترل عدم انطباق ها و جلوگیری از وقوع مجدد آنها حفظ شود.

شرکت باید فرصت های بهبود را شناسایی کند، اقدامات لازم را انجام دهد و به طور مستمر سیستم مدیریت زیست محیطی را بهبود بخشد تا عملکرد زیست محیطی خود را افزایش دهد.

بخش 10: بهبود

 این بخش آخر شامل الزامات مورد نیاز برای بهبود EMS شما در طول زمان است. این شامل نیاز به ارزیابی عدم انطباق فرآیند و انجام اقدامات اصلاحی برای فرآیندها است.

این بخش ها بر اساس یک چرخه Plan-Do-Check-Act هستند که از این عناصر برای اعمال تغییرات در فرآیندهای سازمان به منظور هدایت و حفظ پیشرفت ها در فرآیندها استفاده می کند.