راهنمای کامل ایجاد فرمهای انبارداری مدرن
در دنیای امروزی، مدیریت انبار و موجودی‌های اقلام از جمله جنبه‌های حیاتی هر سازمان است. ایجاد یک سیستم انبارداری مدرن با تأکید بر استاندارد ISO 9001، نه تنها به بهبود عملکرد انبار بلکه به بهبود کیفیت و رضایت مشتری و ذینغعان کمک می‌کند. در این مقاله، به بررسی مراحل تدوین فرمهای انبارداری در یک سیستم انبارداری مدرن مبتنی بر استاندارد ISO 9001 می‌پردازیم.
استاندارد ISO 9001 یک استاندارد سیستم مدیریت کیفیت است که توسط سازمان جهانی استاندارد ISO به دنیا معرفی شده است و آخرین نگارش آن مربوط به سال ۲۰۱۵ است که همچنان معتبر است.
مراحل ایجاد مستندات سیستم انبارداری مدرن
۱- ارزیابی وضعیت موجود و تحلیل نیازمندی‌ها:
در این مرحله، ابتدا شرایط موجود، نیازمندی‌ها و الزامات سازمان در زمینه مدیریت انبار باید شناسایی شود. این شامل شناخت فعالیت‌ها، فرآیندها، مواد و موجودی‌ها، فضای انبار، و نیازهای مشتریو ذینفعان می باشد.
۲- طراحی فرآیندها:
با توجه به نیازمندی‌های شناسایی شده، فرآیندهای مدیریت انبار شامل درخواست و تأمین مواد، دریافت و تحویل مواد، انتقال مواد بین انبارها، مدیریت موجودی، و غیره، طراحی می‌شود
۳- پیاده‌سازی سیستم انبارداری مدرن:
در این مرحله، فرآیندها و سیستم‌های انبارداری طراحی شده، پیاده‌سازی و اجرا می‌شوند. این شامل استقرار سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت انبار، آموزش پرسنل، و تجهیزات فناوری اطلاعاتی است.
۴- بررسی و ارزیابی:
پس از پیاده‌سازی، سیستم انبارداری باید مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که عملکرد آن مطابق با استانداردها و نیازمندی‌های سازمان است.
۵- بهبود مداوم فرایند انبار:
سیستم انبارداری باید بهبود مداومی را تجربه کند. این شامل بازبینی و به‌روزرسانی مداوم فرآیندها، انجام اصلاحات و بهبودی‌های لازم است.
فرم ها و مستندات مورد نیاز برای انبارداری
برای ایجاد یک سیستم مدیریت انبارداری متناسب با استاندارد ISO 9001، می‌توانید از فرمهای انبارداری و سند‌های مختلفی استفاده کنید تا فرآیندها و فعالیت‌های مختلف مرتبط با مدیریت انبار را مشخص کنید. در زیر فرم‌هایی که می‌توانید در نظر بگیرید آمده است:
عناوین فرم ها و مواردی که در هم فرم باید پیش بینی شود را در لیست زیر مشاهده می کنید:
فرم درخواست خرید کالا:
- شماره درخواست
- تاریخ درخواست
- نام محصول یا کالا
- تعداد مورد نیاز
- انبار مورد نظر
- تأمین‌کننده مورد نظر
۲. فرم رسید اقلام:
- شماره درخواست
- تاریخ دریافت
- نام محصول یا کالا
- کد محصول
- تعداد دریافت شده
- امضای تحویل‌گیرنده
- امضای تأیید کیفی اقلام
- امضای تایید کننده
۴. فرم خروج از انبار
- شماره درخواست
- تاریخ دریافت
- نام محصول یا کالا
- تعداد دریافت شده
- امضای تحویل‌گیرنده
- امضای تأیید کننده
۵. فرم ثبت و انتقال کالا بین انبارها:
- شماره فاکتور یا سند
- تاریخ انتقال
- مبدا انبار
- مقصد انبار
- نام محصول یا کالا
- تعداد انتقالی
- امضای فرستنده
- امضای گیرنده
۶. کاردکس انبار( سوابق چرخش اقلام):
- کد محصول یا کالا
- تاریخ دریافت
- تاریخ انقضاء (اگر مورد نیاز است)
- مقدار موجود در انبار
- مقدار استفاده شده
- مقدار باقیمانده
- نقطه سفارش
- نقطه بحرانی
- امضای مسئول انبار
استاندارد ISO 31000 مرجع ارزیابی ریسک
استاندارد ISO 31000 یک استاندارد بین‌المللی مرتبط با مدیریت ریسک است. این استاندارد با نام “مدیریت ریسک – راهنمای عمومی برای ارزیابی ریسک” شناخته می‌شود. ISO 31000 به عنوان یک چارچوب عمومی برای مدیریت ریسک در هر نوع سازمانی عمل می‌کند و توسط سازمان جهانی استاندارد (ISO) تدوین شده است.
در ادامه، برخی از ویژگی‌ها و اهداف ISO 31000 را معرفی می‌کنم:
تعریف ریسک:
- ISO 31000 به ریسک را به عنوان “تأثیرات ناخواسته” تعریف کرده و این تأثیرات ممکن است موجب تحلیل تأثیرات مالی، ایمنی، سلامتی، یا موارد دیگر گردند.
اصول راهبردی :
- این استاندارد یک چارچوب عمومی و راهبردی ارائه می‌دهد که برای مدیریت ریسک در هر سازمانی قابل استفاده است. استاندارد ISO 31000 ، این امکان را فراهم می‌کند که سازمان‌ها با در نظر گرفتن شرایط و ویژگی‌های خود، مدیریت ریسک را اجرا کنند.
اصول مدیریت ریسک:
- استاندارد ISO 31000 بر اصول اصلی مدیریت ریسک تأکید دارد که شامل تعهد به مدیریت ریسک به عنوان یک فرآیند بهبود مستمر، تعهد به هماهنگی با سیاست‌ها و اهداف سازمان، و مشارکت فعال مدیران و کارکنان در فرآیند مدیریت ریسک می‌شود.
چرخه مدیریت ریسک:
- ISO 31000 فرآیند مدیریت ریسک را به عنوان یک چرخه مستمر از مراحل تعریف محدوده، ارزیابی ریسک، مدیریت ریسک، و پایش و بازبینی توصیف می‌کند.
استفاده از ابزارها و فنون:
- این استاندارد به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا از ابزارها و فنون متعددی برای ارزیابی و مدیریت ریسک استفاده کنند، از جمله تحلیل ماتریسی، مدل‌های شبکه، و تحلیل احتمالات.
تعهد به بهبود مستمر:
ISO 31000 تأکید دارد که مدیریت ریسک یک فرآیند پویا است و سازمان‌ها باید بهبودهای مستمر را اعمال کنند.
با استفاده از استاندارد ISO 31000، سازمان‌ها قادرند تا رویکردهای یکپارچه و اثربخش برای مدیریت ریسک خود را ایجاد کرده و از فرآیند مدیریت ریسک به نحو بهینه‌تری بهره‌مند شوند
مثالی از کاربرد ارزیابی ریسک در زندگی روزمره
حتی در زندگی روزانه ما، ارزیابی ریسک می‌تواند در مواقع مختلفی کمک کند. یک مثال ساده از ارزیابی ریسک در زندگی روزانه می‌تواند مربوط به انتخاب مسیر جدید برای رفتن به محل کار یا تحصیل باشد. در اینجا چند مرحله از ارزیابی ریسک در این زمینه را مطرح می‌کنم:
شناسایی ریسک:
- مثال: تصمیم به تغییر مسیر روزانه برای رسیدن به محل کار جدید. ما می توانیم مسیر های مختلفی برای رفتن به محل کار داشته باشیم : با دوچرخه از مسیر معمول جاده ای، با دوچرخه از یک مسیر جنگلی، عبور از اتوبان بدون استفاده از پل عابر پیاده ، اتوبوس، خودرو شخصی . این تغییر ممکن است با خطراتی مانند افزایش زمان سفر، ترافیک بیشتر، یا عدم آشنایی با محیط جدید همراه باشد.
تعیین احتمال وقوع ریسک:
- مثال: تحقیق در مورد ترافیک روزانه در ساعات مختلف، میزان تغییرات جوی، و شناخت محیط جدید با مسیر جدید. این اطلاعات به شما کمک می‌کنند تا احتمال وقوع هر ریسک را بسنجید.
ارزیابی تأثیرات مختلف:
- مثال: بررسی تأثیر افزایش زمان سفر بر روی زمان آزاد شما، احتمال تأخیر در محل کار یا تحصیل، و تأثیرات مالی (اگر از وسیله نقلیه عمومی استفاده کنید).
تعیین راهکارهای مدیریت ریسک:
- مثال: ممکن است شما تصمیم بگیرید یکبار مسیر جدید را آزمایش کنید و زمان سفر را اندازه‌گیری کنید تا ببینید چقدر افزایش پیدا می‌کند. همچنین، می‌توانید گزینه‌های مختلفی را برای انتقال انتخاب کنید، مثل استفاده از وسیله نقلیه عمومی یا دوچرخه.
پیشگیری از ریسک:
- مثال: اگر متوجه می‌شوید که مسیر جدید دارای ترافیک زیاد است، ممکن است تصمیم بگیرید ساعات سفر خود را تغییر دهید تا از ترافیک کاسته شود یا از ابزارهای نقلیه متفرقه استفاده کنید.
در این مثال، ارزیابی ریسک به شما کمک می‌کند تا قبل از انجام تغییرات، مزایا و معایب مختلف را در نظر بگیرید و تصمیم بهتری برای انجام این تغییرات بگیرید. این ایده ارزیابی ریسک را به عنوان یک ابزار مفید در مواجهه با تصمیمات روزمره در زندگی شخصی ما نشان می‌دهد.
یک روش محاسباتی برای ارزیابی ریسک
در استاندارد ISO 31000، ارزیابی ریسک به عنوان یک قسمت اساسی از مدیریت ریسک تلقی می‌شود. ساده‌ترین روش برای ارزیابی ریسک در این استاندارد، به عنوان یک راهکار عمومی و راهبردی، از مفهوم ساده “احتمال و تأثیر” استفاده می‌کند. شما برای هر ریسک شناسایی شده باید شاخص سطح ریسک را که حاصل ضرب شاخص احتمال وقوع در شدت تاثیر ریسک ( مخاطره ) تعیین شود به این عدد بدست آمده شاخص تعیین سطح ریسک می گویند. این مفهوم به صورت زیر توضیح داده می‌شود:
تعیین احتمال وقوع:
- در این مرحله، احتمال وقوع هر ریسک بر اساس اطلاعات موجود و تجربیات قبلی تخمین زده می‌شود. احتمال ممکن است از پایین، متوسط، تا بالا مشخص شود.
تعیین تأثیرات:
- سپس، تأثیرات مختلف هر ریسک بر عملکرد سازمان یا پروژه مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. این تأثیرات ممکن است به صورت مالی، زمانی، ایمنی، یا سایر ابعاد مهم تعریف شوند.
تعیین سطح ریسک:
- با ترکیب احتمال و تأثیرات، سطح ریسک برای هر ریسک محاسبه می‌شود. این سطح می‌تواند به صورت ساده به سه دسته پایین، متوسط، یا بالا تعیین شود.
تصمیم‌گیری در مورد مدیریت ریسک:
- با توجه به سطح ریسک، تصمیمات مربوط به مدیریت ریسک اتخاذ می‌شود. این ممکن است شامل اجرای اقدامات پیشگیرانه، تبدیل ریسک، پذیرش ریسک، یا کاهش ریسک باشد.
این روش ساده از اصول اساسی ارزیابی ریسک در ISO 31000 استفاده می‌کند و به سازمان‌ها امکان می‌دهد با استفاده از یک چشم‌انداز کلان و قابل فهم، ریسک‌ها را مدیریت کنند. البته، این تنها یکی از روش‌های ساده ممکن است و در موارد پیچیده‌تر، می‌توان به تکنیک‌ها و ابزارهای پیشرفته‌تر مراجعه کرد.
برچسب:ایزو ۹۰۰۱, ایزو۹۰۰۱, سیستم مدیریت کیفیت, ممیزی داخلی
شما همچنین ممکن است دوست داشته باشید
چک لیست ممیزی داخلی را برای سازمان خودت بساز
ارزیابی ریسک یک الزام در استانداردهای سیستم مدیریت